La Dirección de Proyectos de TI en la Administración Local: Alcance y Coste.

Aunque el enfoque de este artículo está orientado a la ejecución de proyectos de tecnologías de la información (TI) en el ámbito de las administraciones locales de Canarias, es probable que el mismo sea extrapolable a la ejecución de otro tipo de proyectos (no solo de TI, ya que están afectos por las mismas normas) o la ejecución de proyectos en otros ámbitos (otros tipos de administraciones u otras regiones, ya que la mayor parte de las normas que los condicionan son de crácter nacional).

Para explicar como afecta la normativa por la que se rigen las administraciones públicas a algunas de las fases de la dirección de proyectos tomaremos como referencia contratos de servicios de más de 60.000 €, para los cuales la ley de contratos del sector público garantiza los principios de publicidad y concurrencia a través de procedinientos abiertos. Para contratos de menor cuantía, aunque no están obligadas a ello (los suelen hacer por mera eficiencia administrativa), las administraciones públicas suelen optar por procedimientos negociados sin publicidad o compras directas (cuando los importes están son inferiores a 18.000 €).

En el marco de este tipo de proyectos se analizan en este artículo como afecta la legislación vigente a aspectos de la dirección de proyectos tales como la definición del alcance o la gestión económica del proyecto (especialmente en proyectos plurianuales) y la gestión del cronograma.

El área de conocimiento de Alcance tiene por objetivos principales la recogida de los requisitos y expectativas de los stakeholders del proyecto, definir qué es lo que se va a hacer y que no se va a hacer en el marco del proyecto, realizar una primera descomposición del enunciado del proyecto y controlar y verificar que dicho alcance se logra. En el caso de una administración pública, el documento de referencia por el que se rige el alcance del proyecto es el pliego de prescripciones técnicas (PPT), que se hace público en el momento de la licitación.

EL PPT es un documento diseñado por algún técnico especialista de la administración, aunque en algunos proyectos (para los que la administración no dispone de técnicos especialistas en la materia) la redacción de dicho pliego puede externalizarse en una empresa de consultoría. Es estos casos, la empresa que haya recibido el encargo de redactar el PPT deberá hacerlo con la máxima objetividad y no podrá, bajo ningún precepto, participar en el posterior procedimiento de licitación.

Los proyectos de implantación de TI en las administraciones públicas pueden ser de carácter horizontal para la administración (despliegue de una nueva herramienta de trabajo en red o de un nuevo servidor de correo electrónico y calendario) o de carácter vertical (la implantación de un sistema de información tributaria o de un sistema de gestión de expedientes sociales). En el caso de los proyectos de carácter vertical es imprescindible involucrar a los departamentos destinatarios de la tecnología a implantar ya que recoger desde un primer momento sus necesidades y aportaciones a la definición del alcance es determinante una correcta gestión del cambio. Los usuarios finales son, en este tipo de proyectos, uno de los stakeholders de mayor peso.

El PPT es un documento que generalmente expresa lo que la organización pretende lograr del proyecto (funcionalidades o servicios a cubrir), con qué tecnología (o elementos técnicos) y con qué características técnicas o niveles de calidad (volumen de transacciones, velocidad de respuesta,…). Rara vez los PPT recogen información de lo que NO se pretender conseguir con la ejecución del proyecto, es decir, lo que no está contemplado en el alcance del mismo y casi nunca entra a un nivel de detalle de definición de paquetes de trabajo.

El PPT se acompaña siempre de un pliego de condiciones administrativas particulares (PCAP) en el que se establecen, entre otros, los criterios de valoración de las ofertas (objetivos y subjetivos) y el plan de facturación del contrato, que en el caso de proyectos suele estar vinculado a entregables intermedios o a la finalización del mismo, según sea la magnitud del proyecto.

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